Les frais de stationnement dans le cadre professionnel

L’utilisation d’un véhicule dans le cadre professionnel occasionne de nombreux frais de stationnement ou autres. Il faut évidemment prévoir le carburant mais aussi les tickets de parking. Qui doit les payer et comment les optimiser ? On vous explique.

Frais de stationnement : de quoi s’agit-il ?

Lorsqu’un véhicule stationne sur voirie, il y a généralement des frais à prévoir pour le parking. Ces dépenses peuvent être intégrées aux frais professionnels lorsque les stationnements ont lieu aux heures de service et dans un cadre purement professionnel. Il est néanmoins indispensable de justifier qu’il n’était pas possible d’utiliser un emplacement gratuit. Le salarié peut par exemple évoquer des raisons de sécurité ou une distance importante entre les parkings gratuits et son lieu de rendez-vous. L’utilisation d’un service en ligne comme Onepark permet aux entreprises et aux salariés d’identifier les emplacements disponibles dans la zone de déplacement et d’effectuer une réservation à l’avance. 

Pour que l’entreprise puisse rembourser les frais de stationnement engagés par le salarié en déplacement, ce dernier doit fournir des justificatifs de paiement.

Bon à savoir : lorsqu’il est établi que l’usage d’un véhicule personnel est motivé par des contraintes géographiques (distance du lieu de travail habituel par rapport au domicile du salarié, déplacement dans une ville ou une région différente…) ou pratiques (par rapport aux horaires de travail, par exemple) et non d’une simple convenance, les frais de stationnement ne sont pas pris en compte dans le calcul des cotisations sociales.

Comment régler les frais de stationnement ? 

Le remboursement est une pratique courante qui requiert la présentation d’un ticket précisant la date et la durée d’occupation de l’emplacement. La vérification des informations peut toutefois se révéler chronophage, notamment lorsque l’effectif de l’entreprise est important et quand les salariés se garent régulièrement sur des parkings payants.

En alternative, il est possible d’attribuer une carte de paiement à chaque salarié véhiculé. La carte carburant Mooncard est par exemple une solution multi-enseignes. Cela signifie qu’elle permet l’achat de carburant dans toutes les stations-services. De plus, cette carte paramétrable permet de régler les frais de stationnement. Le montant alloué à chaque utilisateur est personnalisable, facilitant la gestion des différents frais de déplacement et de stationnement. L’entreprise est également notifiée en temps réel à chaque fois qu’un paiement est effectué avec la carte carburant, permettant un suivi optimisé des dépenses.

Quelles solutions permettent d’optimiser les frais de parking ?

A l’ère de la digitalisation, des cartes et plans peuvent être consultés et téléchargés sur internet. Ils offrent une vision globale des parkings (gratuits et payants). Dans l’éventualité où des travaux de réaménagement auraient été réalisés depuis la dernière mise à jour de ces cartes et plans, il est plus judicieux d’utiliser des services de réservation comme Onepark. Avec plus de 2 000 parkings recensés en Europe, la plateforme garantit la disponibilité des emplacements réservés sur son site ou via l’application. Cette solution permet d’anticiper les frais à prévoir et optimise le temps nécessaire pour trouver une place libre.

Qu’en est-il des contraventions ?

Le forfait post-stationnement ou fps est applicable en cas de non-paiement des frais de stationnement et/ou lorsque la durée d’occupation prévue est dépassée. Le montant de ce forfait est librement appliqué par chaque ville et peut varier d’une zone de stationnement à une autre. Si le véhicule soumis au fps est enregistré au nom du salarié, la responsabilité de l’entreprise n’est pas engagée. Il en va de même pour les contraventions résultant du mauvais état du véhicule.

L’entreprise peut néanmoins prendre des dispositions prévoyant une couverture partielle ou totale des forfaits post-stationnement en prévision des rendez-vous qui durent plus longtemps que prévu ou d’autres situations non anticipées.